Exact Financials (v3)

Finance Manual - Incasso's aanmaken

Incasso's aanmaken

Inleiding

Beschikt u over de module incasso, dan kunt u openstaande posten van debiteuren automatisch innen. Met automatische incasso kunt u vorderingen direct van de bankrekening van uw debiteur opnemen, mits u daartoe de toestemming van uw debiteur hebt. Meestal zult u dankzij automatische incasso minder werk en tijd hoeven steken in debiteurenbeheer, met name waar het gaat om debiteuren die regelmatig openstaande posten hebben.

Procedure

• Incassoregelingen aanmaken: Door een incassoregeling voor een debiteur aan te maken, kunnen de openstaande posten op naam van deze debiteur automatisch geïncasseerd worden.
• Incasso-advieslijst genereren: Op deze lijst staan alle openstaande posten die moeten worden geïncasseerd.
• Incasso-advieslijst wijzigen: Om bepaalde openstaande posten buiten de incasso-advieslijst te houden kunt u de incasso advieslijst wijzigen.
• Incassodiskettes aanmaken
• Gereedmelden incasso: U moet voorkomen dat een openstaande post wordt gejournaliseerd die nog niet daadwerkelijk is geïncasseerd.
• Incassoposten journaliseren: In deze stap boekt u de openstaande posten af die zijn geïncasseerd. Nadat er werkelijk is betaald, moet de betaling afzonderlijk worden geboekt.

Incassoregelingen aanmaken

Een van de problemen die u tegenkomt bij de kredietbewaking van debiteuren is het niet van te voren weten wanneer betalingen worden verricht. Een mogelijke oplossing is het treffen van incassoregelingen met uw debiteuren. Hierdoor kunt u direct bedragen waar u recht op heeft, afschrijven van de bankrekeningen van uw debiteuren door de benodigde informatie naar uw eigen bank te sturen. Een incassoregeling vergemakkelijkt het bewaken van ontvangstdata. Overige voordelen zijn:

• Het overschrijden van betalingstermijnen wordt voorkomen omdat u de termijn van de vordering bepaalt.
• Alle betalingen worden op dezelfde manier ontvangen. Het totale bedrag wordt in één keer betaald (gecrediteerd).
• Individuele acties voor kredietbewaking kunnen achterwege worden gelaten, tenzij een openstaand bedrag niet kan worden geïncasseerd omdat het banksaldo van de debiteur onvoldoende is.

Voordat u een incassoregeling in Exact Financials aanmaakt, moet u de betaalwijze en uiteraard het bankrekening-/gironummer van de betreffende debiteur aangeven in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren]. Maak vervolgens een incassoregeling voor die debiteur aan met [Tabellen, Onderhoud, Bankieren, Incassoregelingen]. Deze incassoregeling wordt iedere keer gebruikt bij het incasseren van openstaande bedragen van deze debiteur. Een incassodiskette kunt u hiervoor aanmaken met [Bankieren, Incasso, Aanmaken incassodiskette]. Als bepaalde posten om welke reden dan ook niet geïncasseerd kunnen worden, moet u dit aangeven in [Bankieren, Incasso, Gereedmelden incasso] om te voorkomen dat deze posten ten onrechte gejournaliseerd worden in [Bankieren, Incasso, Journaliseren incasso].

• U kunt de aangemaakte incassoregelingen controleren met [Tabellen, Overzichten, Bankieren, Incassoregelingen].

Incasso-advieslijst genereren

U kunt een incasso-advieslijst genereren met [Bankieren, Incasso, Advieslijst, Onderhoud]. Deze lijst toont de openstaande posten van debiteuren met wie u incassoregelingen getroffen heeft. De lijst wordt bewaard in een bestand. Controleer de gegevens in dit bestand met [Bankieren, Incasso, Advieslijst, Overzicht]. Het resulterende overzicht toont de openstaande posten op de incasso-advieslijst. Wijzigingen kunt u met [Bankieren, Incasso, Advieslijst, Onderhoud] doorvoeren.

• Openstaande posten die in het memoriaal zijn ingevoerd, kunnen niet met automatische incasso worden geïncasseerd.

Na het genereren van de advieslijst kunt u een incassodiskette aanmaken met [Bankieren, Incasso, Aanmaken incasso diskette] en incasso's gereedmelden met [Bankieren, Incasso, Gereedmelden incasso].

Incassorun

U kiest hier de incassorun die u wilt onderhouden.

U kunt er ook voor kiezen een openstaande post toe te voegen of een incassorun te verwijderen. Als er voor de incassorun al een diskette is aangemaakt, krijgt u de melding 'Een incasso diskette is aangemaakt. Wenst u deze incassorun te verwijderen?' Voordat u de incassorun verwijderd, vergewis u ervan dat de diskette niet naar de bank is gestuurd. Als u op dit moment een incassorun verwijderd, zullen de openstaande posten van deze run niet gejournaliseerd worden. Als u de incassorun toch wilt verwijderen, kunt u een selectie op dagboek maken. Dit resulteert in een aantal boekingen voor dat betreffende bankboek. Zijn er meerdere boekingen van diverse bankboeken aanwezig, dan kunt u deze ook selectief verwijderen.

Meest gestelde vragen

• Waarom staan bepaalde openstaande posten niet op de lijst?

  Zorg ervoor dat u {Incasso} kiest in het veld in 'Betalingswijze' op het tabblad 'Bank' in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] en dat u een incassoregeling voor de debiteur definieert met [Bankieren, Incasso, Incassoregelingen, Onderhoud]. Als u dat heeft gedaan, moet u het veld 'Actief' markeren. Controleer 'Valutacode' en 'Dagboek' in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] als een incassoregeling met de debiteur getroffen is. Als de openstaande post in een vreemde valuta is ingevoerd of in een ander dagboek dan het dagboek dat u gekozen heeft in [Bankieren, Incasso, Advieslijst, Onderhoud] worden de openstaande posten niet op de lijst getoond. Controleer ten slotte of u vergeten bent het veld 'Blokkeren' in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren te markeren.

Incassodiskettes aanmaken

De incassoregelingen die u heeft aangemaakt kunt u op diskette zetten en laten uitvoeren door bijvoorbeeld de bank. Met de functie [Bankieren, Incasso, Aanmaken incasso diskette] maakt u dergelijke diskettes aan. Na het aanmaken van de diskettes en het incasseren van betreffende bedragen, dient u de registratie ervan te controleren en te vergelijken met hetgeen in [Bankieren, Incasso, Gereedmelden incasso] staat. In dat pad wordt namelijk automatisch aangegeven dat alle posten zijn geïncasseerd. Zijn bepaalde posten niet geïncasseerd, dan moet u dit hier vermelden. Dit om te voorkomen dat ten onrechte bepaalde journaalposten worden aangemaakt in [Bankieren, Incasso, Journaliseren incasso].

Incassoregelingen gereedmelden

Met de functie [Bankieren, Incasso, Gereedmelden incasso ] kunt u aangeven welke posten niet zijn geïncasseerd. Na het journaliseren zal uw administratie voor wat betreft geïncasseerde bedragen weer up-to-date zijn.

Incassoposten journaliseren

De posten in het definitieve incassobestand kunnen met [Banking, Incasso, Journaliseren incasso] worden gejournaliseerd. Voordat u dat doet, kunt u nog steeds bepalen welke posten u wilt journaliseren. Alleen posten die zijn gereedgemeld, kunnen worden gejournaliseerd.

Finance Manual > Inhoud > Incasso's aanmaken